どうもクラウドです！
仕事をしていると
資料や報告書など、
提出や納品しないといけない何かしらの「成果物」を作成すると思います。
みなさんは「成果物」をどのように見直してますか？
僕は１７年以上システムエンジニア（以降ＳＥと記載）としてシステム開発を行っているため
- 見積書
- 資料（要件定義、調査結果、設計書）
- プログラム
- テスト仕様書
- プレゼンテーション資料
といった「成果物」を作成することが多いです。
その際、避けては通れないものは「見直し」です。
見直しを怠り、間違いだらけの成果物を提出してしまうと
修正に時間を取られたり、最悪、顧客から「次から別の人にお願いする」と言われ
仕事が無くなることもあります。
でも、見直しって大変ですよね？
特に
- 作業量が多く忙しくて時間がない
- 成果物の量が多い
場合は、手を抜きたくなるかと思います。
そこで、今回は
- レビューアから「目に見えているところしか見れていない」と言われる
- 見直し方法がわからない
- 成果物を提出しても指摘が多く悩んでいる
方に向けて
間違っているところ洗い出す見直し方法ではなく、
１７年以上ＳＥをつけて成果物を作成している僕が実施してきた
「視点を重視した見直し方法」
をご紹介します。
僕はこの見直しを実施することで
- 品質が上がり、バグが発生することがほとんどなくなった
- 指摘がほとんどなくなったため、修正作業が発生しなくなった
- バグや指摘による修正が少なくなった分、トータル的に見ると生産性が向上した
- 顧客から信頼を得て、いろいろな仕事を任せてもらえるようになった
- 様々な視点から物事を考えることができるようになった
ため、きっと、みなさんにもお役に立つ見直し方法だと思います。
チェックリストがあれば使えばいいじゃん！
僕の経験上どのプロジェクトでも共通で使えるよう大まかな内容のものが多かったです。
なので、チェックリストとあわせて、今回の記事の見直し方法を実施してもらうとよいかと思います！
Contents
僕がやっていた、「無意味な」見直し方法
僕がＳＥになって１、２年目の頃、時間に追われ焦る気持ちばかりが先立ち、
成果物を作ることだけで精一杯でした。
そのため、見直しは
何も考えず単純に間違いを探すだけ
の適当な、意味のないことしかしていませんでした。
しかも成果物自体も
成果物を作る目的を考えず作成する
だけで見直しが適当なため、成果物が、
目的が考慮されていないことにさえ気づけませんでした。
当然、成果物を提出しても、大量の指摘が来ます。
修正と提出の繰り返しで、
- 時間はかかる
- 品質は悪い
- 何度もレビューしてもらうため、レビューアの時間を無駄にし、迷惑もかける
と最悪でした。
それは当然だろ。。。
いま振り返ると「そりゃそうだ」って思えるんですが
当時の僕は時間ばかり気にしていて全く気づけませんでした。
そんな状況を見かねたのか、
常駐先で一緒に仕事をして、お世話になっている他社の主任さんが
次のことをメールで教えてくれました。
昔は今ほど作業量も多くなく、開発期間も比較的長かったため、
最低３回、できれば時間が許す限り、どこか間違いがないか繰り返し見直す
ように言われてきました。
今は、作業量は増え、より品質が高さが要求される時代になった。
そのうえ、開発期間はどんどん短くなってきているため、何回も見直す時間はないです。
そのため、
間違いの洗い出しではなく、
視点を変えて１視点で１回、最低３視点、その視点に合った内容か見直す必要があります。
そうすると、
様々な視点から隠れた問題（バグや仕様検討が漏れている事項）を洗い出すことができ、
同時に間違いを洗い出すことができる
ため、指摘も少なくなり、少ない時間で品質の高い成果物を作成できます。
試しに実施したところ、少しずつですが
指摘が無くなるだけでなく隠れた問題も洗い出せ
品質・生産性が高まっていきました。
それは仕事に慣れただけじゃないの？
時間が経ては誰でもできるようになるよね。。。
実際、実践した僕も最初そう思っていました。
同時に
「２年もかかってやっとか、才能ねーな～俺。。。」
とショックも受けてました。
別プロジェクトに配属になってもこの見直し方法を続けたところ、
指摘は少なく、短い時間で高い品質の成果物を作ることができました。
そこで初めて、教えてもらった
視点を変えて１視点で１回、最低３視点
つまり「視点を重視した見直し方法」
がとても有効であることを実感できました。
何を視点にして見直しをするのか
実際何を視点にすればよいのでしょうか？
ここでは「最低３視点」に該当する視点において
重点的に見直す点についてご紹介します。
視点１：目的を考慮した成果物になっているか
この視点にて重点的に見直す点は
- 「目的」が間違っていないか
- 「目的」と「目的を実現するのに必要なもの」の紐づきに矛盾はないか
- 必要なものに抜けはないか
です。できれば追加で
- 別のもっと有効な実現方法はないか
も見直したいところです。
理由は、
成果物は必ず「何ために作るのか」という「目的」が存在するからです。
ＳＥのシステム開発を例に挙げると、目的は
「顧客が求めているニーズを実現するシステムを開発する」
ことです。
また、そのためには
目的を実現するのに必要なものは何かを考え、深堀していき、理解する
ことが必要になります。
疑問点や不明点が出たら、調査や質問して、解決する必要があります。
そこで初めて上記内容を踏まえて成果物を作成することができます。
ピラミッドをイメージしてもらうとわかりやすいかも。
上が目的そのもの、下が深堀した必要性って感じです。
この
- 目的
- 目的を実現するのに必要なもの
が間違っていると、
求められている成果物ではなくなり、成果物そのものが成り立たなくなります。
そのため、冒頭でお伝えした３項目（できれば４項目）について
重点的に見直す必要があります。
目的が考慮されていない成果物を提出しても、顧客は納得せず突き返します。
最悪、時間の無駄と言われ見てももらえません。
これが何度も続くと契約破棄になります。
一見すると当たり前のことなのですが、
僕の経験上、意外とこの「目的」を理解せず単純に成果物を作成される方が多かったです。
昔の僕もそうでした。
この視点の見直しは一番重要です。
成果物は良し悪しは、ここにかかっていると言っても過言ではありません。
視点２：過去問題になった事象は考慮されているか
この視点にて重点的に見直す点は
- 成果物の内容が過去問題になった事象を考慮しているか
です。
過去、職場で作成した成果物が、世の中で問題になったようなことはないでしょうか？
システム開発で例えると、
- システムを世の中にリリースさせた後にバグが発生した場合
- セキュリティ対策の不備による顧客情報の流出
などです。
最近の例だとドコモ口座事件もそうですね
会社としては、顧客に対し賠償金を払わなければならなくなります。
そのため、
バグの事象とその原因を常に整理していつでも確認できるように管理しています。
そして、過去に起きた問題が２度と問題が起こらないよう、
作成した成果物を照らし合わせて見直しをします。
あと、政治家や有名人の発言がバッシングされたりしますよね？
発言を成果物としてとらえるとイメージしやすいと思います。
人間が対応する以上、どうしても間違いはつきものですが、
世間に迷惑をかける問題は２度と繰り返してはなりません。
最悪解雇や倒産する可能性もあります。
そのため、過去の問題になった事象と当てはめて見直しをする必要があります。
でも、これすべて照らし合わせるの大変じゃない？
普通は世の中に出るまでに何回もレビューやテストしているから発生数は少ないはず！
多い職場は逆にもっと見直さないとね。
「今まで問題が発生したことないよ」
という方もいるかもしれません。
その場合は、ネットや新聞などで良く取り上げられている事象を参考に
自分の成果物を照らし合わせてみてください。
視点３：人を考慮した内容になっているか
この視点にて重点的に見直す点は
- 他の人も納得・理解できる内容になっているか
※文字の色を変えたり、図を利用して見やすくする など
- 自分が後日見直したときにすぐ思い出せる内容になっているか
※自分が調査して詰まったところが自分でも分かるように詳細に書かれているか など
です。
自他ともに考えることが重要！！
例えば、仕事で必要な技術や情報を調査した結果を資料にまとめたとします。
その資料を
自分しか見ず後で破棄する
のであれば問題ありませんが、
- チームでやっているならその資料を基に他の人が成果物を作る
- 途中で担当者が代わり他の人に引継ぐ
- 自分用に作ったのなら、調査内容を忘れてもいいようどこかに保管する
ことがあると思います。
その際にこの視点の見直しを怠っていると、
【１、２の場合】
- 理解が難しく時間をかけさせてしまう
- 何度も質問されて、自分の時間が無くなる
- 誤解を招き、意図した内容とは違う成果物ができてしまう
【３の場合】
- 後日引っ張り出した場合、なかなか思い出せず、１から調べなおす羽目になる
など問題が発生する可能性があります。
当然、生産性も品質も落ちます。
おまけ１：誤字脱字は上記３視点を対応すれば同時に見つかる
これまでの内容を見ていただいた方は
誤字脱字の見直しは視点に入れなくていいの？
と思われると思います。
結果からいうと「必要だけど重要度は低い」です。
理由は
- 内容のほうが大切（もちろん誤字脱字はないに越したことはない）
- ちゃんと見直していれば、途中で見つかる
からです。
例えば作成した資料に対し上記視点３を実施する際
上から読みながら実施すると思います。
文章を読みながら見直すため、自然に誤字脱字に気づきます。
その際にメモでも取っておいて後で修正すれば問題ないです。
誤字脱字にすごく厳しい人がいるので修正は忘れずに！
「視点」を重視した見直し方法で得られる効果
これまで紹介してきた「視点を重視した見直し方法」は
- 成果物（品質・生産性）の向上
- 自分自身の成長
に繋がります。
成果物の向上だけでなく自分自身の成長に繋がるので
効果はかなり大きいです！
以降にそれぞれの得られる効果をご紹介します。
得られる効果１：成果物（品質・生産性）の向上
３視点を重視して見直すことで得られる成果物の効果を、品質・生産性ごとにまとめると
以下の通りとなります。
| 視点 | 得られる効果 |
|---|---|
| 目的を考慮した成果物 になっているか | （品質） ・目的に沿ってズレることなく正確に作成することができる ・目的について不備や矛盾が少なくなる （生産性） ・目的がズレないため、大きな指摘や修正に時間を取られない |
| 過去問題になった事象 は考慮されているか | （品質） ・世の中に迷惑をかけるような問題を発生する可能性が少なくなる （生産性） ・責任追及や賠償金に時間をかけなくて済む |
| 人を考慮した内容 になっているか | （品質） ・自分の意図していない成果物を作成しなくなる （生産性） ・引継ぎが時間をかけずスムーズにできる ・作成者が後で見返したとき、思い出す時間が少なくて済む |
| ３視点の総合 | （品質） ・内容不備による大幅な修正の発生が少なくなる ・問題を見つけやすいため、未然に問題発生を防ぐことができる （生産性） ・内容の問題など大きな指摘やバグ対応に時間を取られない ・資料などの、誤字脱字といった小さいミスを同時に改善できる ※別途誤字脱字があるかどうか見直す時間を削減できる |
どうでしょうか？
品質、生産性ともに得られる効果は多いことがわかるかと思います。
また間違いを洗い出す見直し方法より有効であることがわかると思います。
得られる効果２：自分自身の成長（様々な視点から考える力が身につく）
成果物だけではなく、自身の成長にもつながります。
様々な視点から考える力
を身につけることができます。
これはかなりデカいです！
まず、今回紹介した３視点で対応していくことで
視点にあわせて成果物を作成できるようになります。
これを続けていくと、
- もっと他の視点で考えるべきでは
- この視点は逆に不要では
といろいろ考えれるようになります。
そこから視点を試行錯誤しながら考える癖が付くため
様々な視点から物事を考えることができるようになります。
そうなると
- 視点を組み合わせることで新しい発想が生まれる
- チーム内で誰も思いつかなかった視点から提案できるようになる
など成果物だけでなく、仕事自体に利益を得ることができます。
例えば、何か商品を売るとした場合
商品に新しい発想によるオリジナリティがあるので他と差別化が図れるため商品を売りやすくなるし
誰も思いつかなかった視点で提案できれば、
その視点は何か問題になっていたかもしれないですし、
事前に解決できたことにより評価が高くなり信頼されるようになります。
ここに記載した内容は一例です。
視点については気づいてないだけで考えれば考えるほどたくさんあると思います。
身につけると、皆さんにとって大きな財産となると思います！
視点を考えるのは慣れるまで時間がかかるため継続することが重要
視点を考えるのは経験が必要です。
そのため、人によっては慣れるまで時間がかかってしまうと思います。
そのため、
仕事だけでなく、
日常生活のあらゆる行動において意識しながら経験していき、
その経験をもとに視点を考慮する
ことで身につけていく必要があります。
例えば美味しいラーメン屋を探しているとします。
Ａ、Ｂ２店のラーメン屋があり
Ａのほうが美味しいと評判だったためＡに行った。
行ってみたら、確かに美味しいかったけど、
店員の態度が悪く、むかついたため食べた気がしなかった。
もう行かない・・・金返せ！
今度は「美味しくて雰囲気のいい店」を探していこう！
ここでの視点は「美味しいかどうか」です。
そして、その視点を考慮し、美味しいと評判のＡに行きました。
でも結果的に「美味しくても食べた気がしなかった」という失敗を経験をしています。
ここで足らなかった視点は
店の雰囲気はどうか
といった視点です。
そのため、今度は
「美味しくても食べた気がしなかった」という失敗した経験から
「美味しくて、雰囲気のいいラーメン屋」
という視点で考えて、ラーメン屋を探す
と思います。
さらにそこから美味しいのはとんこつ、味噌、醤油どれか
など深堀して考えることで
- とんこつ：Ａ店
- 味噌：Ｂ店
- 醤油：Ｃ店
など選択できる店の幅が広がる可能性があります。
これは簡単な例ですが
こんな感じで日常生活からも視点を考える癖がつけれると思います。
最初は難しいかも知れませんが
まずは今回紹介した最低３視点を考えて見直しながら、
合わせて日常生活からの経験を通し視点を考えるよう
継続して実施していくことで
早く身につけることができます。
今回に限らず、継続することはどんなことでも重要！
見直しにおける注意点
今回の記事に関わらず、どの見直し方法でも共通して言えることを挙げてみました。
ご参考になれば幸いです。
一度に３視点を考慮した見直し
１回の見直しで３視点をすべて考慮して
３回見直したほうが品質は上がるのでは？
と思われる方もいると思います。
その通りです。僕もそう思います。
。。。ただし、同時に３視点を考慮できればね。
僕はお勧めしないです。
理由は、
- 見直しが中途半端になりやすい
- 気付かないうちに視点が漏れている可能性がある
- 混乱しやすい
ためです。
その結果、品質も、生産性も逆に下がる可能性があります。
「マルチタスク」
と同じです。
マルチタスクは
関係のない別々の作業を同時に行うことで、生産性を向上させる
ものですが
上記理由と同じで結局生産性が下がる
ということが報告されており、あまり推奨されてません。
・・・ただし、一部の天才を除いてですが。
やっぱり世の中にはすごい人がいるんですよね。なんでもできる人。
例えばX JAPANのYOSHIKIとか。
曲作って、香水作って、ワイン作って、ボランティアして、Ｆ１とコラボして。。。
もちろんYOSHIKIが一人でやっているわけではないけど
すげーよな。。。その才能がうらやましい！
こんな感じでマルチタスクを平気でこなす方がいるのも事実です。
そのような方には、同時に３視点を考慮して見直すやり方はお勧めです！
凡人の僕には絶対無理！
できることを一つずつ対応していきます！
品質は７０％を目標にする（完璧を求めない）
絶対ミスのない完璧な成果物を作成する！
そのため、締め切りまで時間をかけて、何度も見直している！
このような完璧主義の方は、どこの職場にも必ず１人はおられると思います。
これ自体は素晴らしいことです！
ただ、その分時間がかかります。
時間は限られています。
それに、言葉は悪いのですが
大体が自己満足であることが多いです。
何度も見直し自分では完璧だと思っていても
他人が見ると抜けているところや問題があるものです。
個人ではどうしても客観的になり切れないところがあるためです。
そのためレビューがあり、担当のレビューアは経験豊富な方が任せられることが多いです。
人間だもの、誰にでも間違いはある！
時間をかけて見直しても結局修正することになれば、
その分時間がかかってしまい、最悪締め切りに間に合わなくなります。
それでは一生懸命見直した時間がもったいないです。
もし他の成果物も作成しないといけない場合は
そちらに時間をさけると思います。
そのため、チームの仲間を信頼し
７０％くらいの品質まで問題ないことを確認できれば
レビューアに提出しましょう！
どうしても一人だと限界があるので
仲間と力を合わせてよりよい成果物を作りましょう！
資料の場合はできれば印刷して確認が望ましい
ECOの時代で極力紙を使用しないことが求められているので
あまり、良くないのかも知れませんがあえて挙げました。
印刷すると、
- 文字や線が切れていないか
- 文字が小さすぎないか、大きすぎないか
- 見やすいかどうか
が一目でわかります。
Excelなど印刷プレビューでも確認できますが
ちょっと見づらかったりします。
提出前に１度は印刷して内容を見直しましょう。
僕は必ずペンを持って見直しています！
気になるようなところにすぐにチェックを入れることができるので！
指摘された事項をExcelなどに一覧化し分類する
この記事を読んでくれている方は
少なくても１、２回は成果物で指摘を受けたことがある方だと思います。
成果物を作成するたびに同じ指摘を受けた方もいるのではないでしょうか？
新人ならともかく、何度も同じ指摘を受けるのは
- レビューアに迷惑がかかる
- そのたびに修正する時間が余分にかかり生産性が悪くなる
ため、よくないです。
そこでお勧めなのが、
指摘された事項をExcelなどに一覧化し
同じような項目を１つの区分として分類していくことです。
そうすると、
どのようなことで指摘されているか一目でわかり改善していくことで自分の成長にもつながります。
自分の考慮できていない、改善すべき弱点
と言えます。
この弱点を改善できれば
指摘が無くなってくると同時に
自分の成長が実感できるのでモチベーションが上がります！
成長が実感できるため絶対おすすめです！是非試してください！
まとめ：視点を重視した見直し方法は得るものが大きい
いかがだったでしょうか？
今回は
「視点を重視する見直し方法」の有効性
とその視点についてご紹介しました。
あわせて、この見直し方法により
- 成果物の品質・生産性向上
とともに
- 様々な視点から考える力
を得ることができ、みなさんにとって大きな財産になることをご紹介しました。
是非、皆さんもこの見直し方法を試していただき
成果物だけでなく、自分自身の成長につなげていただければと思います！
今回紹介した３視点は「最低見直すべき視点」です。
もっとたくさん見直すべき視点が仕事によって出てくると思います。
今回の記事を参考にしていただき、
より有効な視点を考え実践していただければ幸いです！
以上っす！
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